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Offerta a bande: un nuovo approccio per la gestione dei contratti energetici
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RDO (Richiesta di Offerta) è la nuova sezione di MyGate sviluppata con lo scopo di digitalizzare e ottimizzare il processo di creazione dei contratti luce e gas per i grandi clienti.
Questo progetto, richiesto dall’ufficio Supply, ha l’obiettivo di gestire in modo efficiente e preciso i contratti con aziende che hanno consumi energetici elevati, riducendo la dipendenza da scambi di e-mail e telefonate.
Flusso di Lavoro del Progetto RDO
- Inizio del processo
- Attraverso una pre-analisi, il venditore inizia il processo inserendo, nella procedura a step creata ad hoc, i dettagli del cliente, inclusi i consumi energetici annui e i punti di fornitura.
- Il sistema classifica automaticamente il cliente in base ai consumi e alle configurazioni preimpostate.
- Il venditore crea una richiesta di offerta (RDO) che viene inviata alla Direzione Vendite.
2. Approvazione del Direttore vendite
- La richiesta passa al Direttore dei venditori per l’approvazione. Egli può aggiungere un margine ulteriore (rispetto a quelli di Supply, applicati automaticamente da setup) per garantire che il venditore non scenda sotto un certo prezzo.
- Se il Direttore vendite non si oppone all’offerta definita entro un certo periodo, la richiesta viene automaticamente approvata.
3. Presentazione dell’Offerta al Cliente
- Il venditore viene notificato dell’approvazione e può presentare l’offerta finale al cliente.
- In questa fase il venditore può decidere se applicare un ulteriore mark-up rispetto a quelli impostati precedentemente da Supply e Direzione vendite.
- Se il cliente richiede ulteriori sconti, il venditore può richiedere una revisione al proprio responsabile.
4. Creazione e Fatturazione del Contratto
- Una volta accettata l’offerta, vengono creati i contratti per ogni punto di fornitura del cliente.
- I dati finali di fatturazione vengono salvati automaticamente in Mubi.
Grazie al progetto RDO il processo di offertazione procede in maniera automatica, riducendo al minimo l’invio di e-mail e chiamate poco tracciabili e rendendo le informazioni immediatamente disponibili anche a tutti i reparti collegati.
Automazione e Vantaggi
RDO ha permesso di automatizzare la generazione dei moduli di offerta e contratto, riducendo la necessità di documenti cartacei e passaggi manuali.
I dati di consumo e i prezzi vengono raccolti e analizzati automaticamente ogni notte, migliorando l’accuratezza e l’efficienza del processo.
La digitalizzazione del processo ha semplificato la gestione delle configurazioni e delle profilazioni dei clienti, rendendolo più trasparente e tracciabile.
In sintesi, il progetto RDO ha trasformato un processo complesso e manuale in un sistema digitalizzato e automatizzato, migliorando significativamente l’efficienza e la precisione nella gestione dei contratti per i grandi clienti.
